О порядке и сроках хранения документов акционерных обществ
АКЦИОНЕРНЫХ ОБЩЕСТВ
Д.А.
ВАВУЛИН
Вавулин Денис Александрович
Начальник отдела по работе с регионами
Орловского регионального отделения ФКЦБ.
Кандидат экономических наук, доцент
кафедры "Государственное управление и
финансы" Института бизнеса и права ОрелГТУ.
Специалист по корпоративному
управлению.
Родился 5 декабря 1972 года в
г. Орле. В 1995 г. окончил экономический
факультет ОрелГТУ.
В процессе
деятельности у акционерного общества, как и
у любого другого хозяйствующего субъекта,
образуется большое количество документов,
различных по ценности и значимости, от
бухгалтерской документации до описи
документов, которые хранятся в архиве.
Вопрос о сроках и порядке хранения
документов, образующихся в ходе
функционирования акционерных обществ,
немаловажен для многих открытых и закрытых
акционерных обществ. Дело в том, что
перечень документов, которые акционерные
общества обязаны хранить, был установлен
уже в первоначальной редакции Федерального
закона от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ "Об
акционерных обществах" (далее - Закон об
акционерных обществах). Относительно
порядка и сроков хранения документов
акционерными обществами в Законе об
акционерных обществах было установлено
лишь одно требование: документы должны
храниться по месту нахождения
исполнительного органа акционерного
общества или в ином месте, известном и
доступном для акционеров, кредиторов
общества и иных заинтересованных лиц.
Каких-либо других требований к порядку
хранения документов акционерными
обществами в Законе установлено не было.
Такое положение дел вызывало определенные
трудности у акционерных обществ,
вынужденных устанавливать порядок и сроки
хранения своих документов на основании
Перечня типовых документов, образующихся в
деятельности госкомитетов, министерств,
ведомств и других учреждений, организаций,
предприятий, утвержденного еще Главархивом
СССР 15 августа 1988 г.
Одной из новелл
Закона об акционерных обществах, внесенных
в него Федеральным законом от 7 августа 2001 г.
N 120-ФЗ, стала норма, в соответствии с которой
порядок и сроки хранения документов
акционерными обществами устанавливает
федеральный орган исполнительной власти по
рынку ценных бумаг, т.е. ФКЦБ России.
Соответствующий нормативно-правовой акт
ФКЦБ России появился в конце августа 2003 г. В
этом документе ФКЦБ России установлен
расширенный перечень <*> документов,
подлежащих обязательному хранению в
акционерном обществе. При этом каждому
документу четко отмерено время жизни. Здесь
же установлен порядок хранения и
уничтожения документов акционерными
обществами.
--------------------------------
<*>
Перечень расширен по отношению к Перечню,
установленному в Законе об акционерных
обществах.
Нормативно-правовая база,
регламентирующая
перечень документов,
подлежащих хранению акционерными
обществами, а также порядок и сроки их
хранения
В настоящее время перечень
документов акционерных обществ, подлежащих
обязательному хранению по месту нахождения
исполнительного органа, установлен в ст. 89
Закона об акционерных обществах (в
последующ. ред.).
Конкретный порядок и
сроки хранения документов акционерных
обществ определены в Постановлении ФКЦБ
России от 16 июля 2003 г. N 03-33/пс "Об утверждении
Положения о порядке и сроках хранения
документов акционерных обществ" (далее -
Положение). Этим же нормативно-правовым
актом ФКЦБ России установлен
дополнительный перечень документов,
подлежащих хранению в акционерных
обществах, а также порядок уничтожения
документов акционерных обществ с истекшими
сроками хранения.
Помимо того
требования к сроку хранения и порядку
уничтожения документов акционерных
обществ, не вошедших в перечень документов,
перечисленных в Законе об акционерных
обществах и Положении, установлены в
Перечне типовых управленческих документов,
образующихся в деятельности организаций, с
указанием сроков хранения (далее -
Перечень), утвержденном Федеральной
архивной службой России 6 октября 2000
г.
Перечень документов акционерных
обществ, подлежащих
обязательному
хранению акционерными обществами
В
соответствии со ст. 89 Закона об акционерных
обществах и Положением акционерные
общества обязаны хранить следующие
документы:
решение об учреждении
(создании) общества, договор о создании
общества, договор о присоединении (слиянии)
общества и передаточный акт, решение о
разделении, выделении или преобразовании и
разделительный баланс;
устав общества,
изменения и дополнения, внесенные в устав
общества, зарегистрированные в
установленном порядке, свидетельство о
государственной регистрации общества;
документы, подтверждающие права общества
на имущество, находящееся на его балансе;
решения о выпуске (дополнительном выпуске)
ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии)
ценных бумаг, изменения и/или дополнения в
решения о выпуске (дополнительном выпуске)
и (или) проспекты (проспекты эмиссии) ценных
бумаг, отчеты об итогах выпуска
(дополнительного выпуска) ценных бумаг,
зарегистрированные в установленном
порядке регистрирующими органами;
внутренние документы общества (положение
об общем собрании акционеров, положение о
совете директоров, положение об
исполнительном органе и др.);
положение
о филиале или представительстве
общества;
годовые отчеты общества;
документы бухгалтерского учета
общества;
отчеты независимых
оценщиков;
документы бухгалтерской
отчетности (бухгалтерские балансы, отчеты о
прибылях и убытках, приложения к
бухгалтерской отчетности, предусмотренные
нормативными актами Российской Федерации,
аудиторские заключения, подтверждающие
достоверность бухгалтерской отчетности,
пояснительные записки): сводной
(консолидированной) годовой, годовой,
квартальной, месячной;
протоколы общих
собраний акционеров (решения акционера,
являющегося владельцем всех голосующих
акций общества), ревизионной комиссии
(ревизора) общества;
протоколы
заседаний совета директоров
(наблюдательного совета) общества;
протоколы заседаний коллегиального
исполнительного органа общества
(правления, дирекции), решения единоличного
исполнительного органа общества
(директора, генерального директора,
президента); бюллетени для голосования, а
также доверенности (копии доверенностей) на
участие в общем собрании акционеров;
списки аффилированных лиц общества, списки
лиц, имеющих право на участие в общем
собрании акционеров, имеющих право на
получение дивидендов, а также иные списки,
составляемые обществом для осуществления
акционерами своих прав в соответствии с
требованиями Федерального закона об
акционерных обществах;
заключения
ревизионной комиссии (ревизора) общества,
государственных и муниципальных органов
финансового контроля;
ежеквартальные
отчеты эмитента: за первый квартал
финансового (отчетного) года; за второй,
третий, четвертый кварталы финансового
(отчетного) года; иные документы, содержащие
информацию, подлежащую опубликованию или
раскрытию иным способом в соответствии с
Федеральным законом об акционерных
обществах, иными федеральными законами;
описи документов общества, передаваемых на
постоянное хранение в архив общества;
акты о выделении документов общества с
истекшим сроком хранения к уничтожению;
иные документы, предусмотренные
Федеральным законом об акционерных
обществах, уставом общества, внутренними
документами общества, решениями общего
собрания акционеров, совета директоров
(наблюдательного совета) общества, органов
управления общества, а также документы,
предусмотренные правовыми актами
Российской Федерации <*>.
--------------------------------
<*> В частности,
хранению в акционерном обществе подлежат
документы, предусмотренные
Перечнем.
Сроки хранения документов
акционерных обществ
В зависимости от
ценности и значимости документов,
образующихся в деятельности акционерных
обществ, Положением установлены различные
сроки хранения документов. Самый короткий
срок - у месячной бухгалтерской отчетности.
Ее можно списать через год после сдачи.
Такой же временной лимит установлен для
документов, которые содержат информацию,
подлежащую опубликованию в соответствии с
Законом об акционерных обществах (например,
сообщения о реорганизации и ликвидации,
сообщения о проведении общего собрания
акционеров и т.д.). Не менее пяти лет следует
хранить ежеквартальные отчеты эмитента за
второй, третий, четвертый кварталы
финансового года, отчеты независимых
оценщиков и квартальные бухгалтерские
балансы самого общества, а также документы
первичного бухгалтерского учета. Остальные
документы (около 20 разновидностей) следует
хранить постоянно. Более подробно сроки
хранения документов в зависимости от их
видов представлены в
таблице.
Таблица
СРОКИ ХРАНЕНИЯ
ДОКУМЕНТОВ,
ОБРАЗУЮЩИХСЯ В
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АКЦИОНЕРНЫХ ОБЩЕСТВ
-----------------T----------------------------------------------¬
¦
Срок хранения ¦ Наименование
документа ¦
¦ документов ¦
¦
¦ в акционерных ¦
¦
¦ обществах
¦ ¦
+----------------+----------------------------------------------+
¦
¦1. Документы месячной
бухгалтерской¦
¦ ¦
отчетности (бухгалтерские балансы,
отчеты¦
¦ ¦ о прибылях и
убытках, приложения к¦
¦ ¦
бухгалтерской отчетности,
предусмотренные¦
¦ ¦
нормативными актами Российской
Федерации,¦
¦ ¦ аудиторские
заключения, подтверждающие¦
¦НЕ МЕНЕЕ
1 ГОДА ¦ достоверность бухгалтерской
отчетности,¦
¦ ¦
пояснительные записки). ¦
¦
¦2. Иные документы, содержащие
информацию,¦
¦ ¦ подлежащую
опубликованию или раскрытию¦
¦
¦ иным способом в соответствии с Законом
об¦
¦ ¦ акционерных
обществах, иными федеральными¦
¦
¦ законами. ¦
+----------------+----------------------------------------------+
¦
¦1. Документы бухгалтерского учета
общества. ¦
¦ ¦2. Отчеты
независимых оценщиков. ¦
¦
¦3. Документы квартальной
бухгалтерской¦
¦ ¦
отчетности (бухгалтерские балансы,
отчеты¦
¦ ¦ о прибылях и
убытках, приложения к¦
¦ ¦
бухгалтерской отчетности,
предусмотренные¦
¦НЕ МЕНЕЕ 5 ЛЕТ ¦
нормативными актами Российской
Федерации,¦
¦ ¦ аудиторские
заключения, подтверждающие¦
¦
¦ достоверность бухгалтерской
отчетности,¦
¦ ¦
пояснительные записки). ¦
¦
¦4. Ежеквартальные отчеты эмитента:
за 2-й,¦
¦ ¦ 3-й, 4-й кварталы
финансового (отчетного)¦
¦ ¦
года. ¦
+----------------+----------------------------------------------+
¦
¦1. Решение об учреждении (создании)
общества,¦
¦ ¦ договор о
создании общества, договор о¦
¦
¦ присоединении (слиянии) общества
и¦
¦ ¦ передаточный акт,
решение о разделении,¦
¦ ¦
выделении или преобразовании и¦
¦ ¦ разделительный баланс.
¦
¦ ¦2. Устав общества,
изменения и дополнения,¦
¦ ¦
внесенные в устав общества,¦
¦
¦ зарегистрированные в
установленном¦
¦ ¦ порядке,
свидетельство о государственной¦
¦
¦ регистрации общества.
¦
¦ ¦3. Решения о выпуске
(дополнительном выпуске)¦
¦ ¦
ценных бумаг, проспекты (проспекты¦
¦ ¦ эмиссии) ценных бумаг,
изменения и/или¦
¦ ¦
дополнения в решения о выпуске¦
¦ ¦ (дополнительном выпуске) и
(или) проспекты¦
¦ ¦
(проспекты эмиссии) ценных бумаг,
отчеты¦
¦ ¦ об итогах
выпуска (дополнительного¦
¦ ¦
выпуска) ценных бумаг,
зарегистрированные¦
¦ ¦ в
установленном порядке
регистрирующими¦
¦ ¦
органами. ¦
¦
¦4. Положение о филиале или
представительстве¦
¦ ¦
общества. ¦
¦
¦5. Документы сводной
(консолидированной)¦
¦ ¦
годовой и годовой бухгалтерской
отчетности¦
¦ ¦
(бухгалтерские балансы, отчеты о
прибылях¦
¦ ¦ и убытках,
приложения к бухгалтерской¦
¦
¦ отчетности, предусмотренные
нормативными¦
¦ ¦ актами
Российской Федерации, аудиторские¦
¦
¦ заключения, подтверждающие
достоверность¦
¦ ¦
бухгалтерской отчетности,
пояснительные¦
¦ ¦ записки).
¦
¦ ¦6. Годовые
отчеты общества. ¦
¦ПОСТОЯННО
¦7. Протоколы общих собраний
акционеров¦
¦ ¦ (решения
акционера, являющегося владельцем¦
¦
¦ всех голосующих акций
общества),¦
¦ ¦ ревизионной
комиссии (ревизора) общества. ¦
¦
¦8. Бюллетени для голосования, а
также¦
¦ ¦ доверенности
(копии доверенностей) на¦
¦ ¦
участие в общем собрании акционеров.
¦
¦ ¦9. Протоколы заседаний
совета директоров¦
¦ ¦
(наблюдательного совета) общества. ¦
¦ ¦10. Протоколы заседаний
коллегиального¦
¦ ¦
исполнительного органа общества¦
¦ ¦ (правления, дирекции),
решения¦
¦ ¦ единоличного
исполнительного органа¦
¦ ¦
общества (директора, генерального¦
¦ ¦ директора, президента).
¦
¦ ¦11. Ежеквартальные
отчеты эмитента за 1-й¦
¦
